Elke organisatie bevindt zich op het gebied van Social Media in 1 van de 4 fasen die we in dit artikel zullen behandelen. Het gaat om de pilotfase, de centralisatiefase, de coördinatiefase en tot slot de volledige integratiefase. Doel voor elke organisatie zal tegenwoordig zijn om in de laatste fase te komen waarin Social Media volledig is geïntegreerd in de dagelijkse gang van zaken. Hierin zal Social Media deel uitmaken van de algehele bedrijfsstrategie. Naast het helpen van klanten en het werven van nieuwe klanten, zal het doel ook zijn om op deze manier kennis gemakkelijker te delen en efficiënter te werken. Een wens van elke organisatie. Om de voordelen van Social Media echter te kunnen benutten tijdens volledige integratie, dient er goed omgesprongen te worden met de risico’s. Niet elke medewerker mag zomaar van alles roepen online, om maar een voorbeeld te noemen. Hoewel dit nogal voor de hand liggend lijkt, gaat het nog wel eens mis. Een reputatie opbouwen kan jaren kosten, maar één medewerker met een slechte dag kan deze om zeep helpen via Social Media. Dit vaak omdat medewerkers niet beseffen wat de voordelen maar ook risico’s van Social Media zijn. Kortom, elke organisatie wenst om in deze laatste fase terecht te komen, het is echter een uitdaging om op een juiste manier te profiteren van de voordelen hiervan. Het overgrote deel van de organisaties bevindt zich momenteel in de 2^e fase. Daarom is voor nu allereerst de vraag van belang: hoe bereiken we deze 4^e fase?

Fase 1: De pilotfase

Laten we bij de 1^e fase beginnen. Het belangrijkste kenmerk van deze fase is natuurlijke groei. Een enthousiaste medewerker met verstand van Social Media, of een voorliefde voor, pakt dit op voor de organisatie en begint hiermee te spelen. Hier zit, behalve bij de genoemde medewerker, nog weinig kennis binnen de organisatie. Een betrokken marketingmedewerker of communicatieadviseur kan in het begin het verschil maken. Helemaal wanneer enthousiasme en kennis overgedragen wordt op andere medewerkers om op die manier de voordelen van Social Media steeds meer te benutten. Deze fase kan gezien worden als een pilot, die kan slagen of falen afhankelijk van de enthousiaste medewerkers die hiermee beginnen. Om inconsistent of foutief gebruik van Social Media te voorkomen, of om in ieder geval erover te communiceren is het nodig om afspraken te maken.

Fase 2: De centralisatiefase

In deze fase zal er geprobeerd worden om iets van structuur te creëren in het gebruik van Social Media. De controle ligt centraal, waardoor er ruimte is voor medewerkers om te experimenteren en “de uitdaging” aan te gaan. Afhankelijk van de doelstellingen binnen de organisatie volstaat het om hiervoor een aantal medewerkers in te zetten. De organisatie begint online steeds actiever te worden al worden de activiteiten uitgevoerd door “de happy few”. Hoewel er nog veel meer mogelijkheden zijn, is het een aardig begin. De meeste organisaties bevinden zich in deze fase waarin er besloten is dat er een aantal medewerkers af en toe wat “Tweet” of op Facebook “post”. Er is in deze fase nog geen sprake van verbinding tussen diverse afdelingen die dagelijks contact met de klant hebben.

Fase 3: De coördinatiefase

Om Social Media effectief te gebruiken dienen alle afdelingen binnen een organisatie dit te implementeren. Er moeten regels vastgesteld worden, best practices met elkaar worden gedeeld en tot slot dient hier een algeheel Social Media beleid uit voort te komen. Hier zijn meer medewerkers voor nodig dan in de vorige fasen, al blijft dit afhankelijk van je ambitie. Nadeel van deze fase is dat het een tijdrovend proces is om Social Media volledig binnen je bedrijf te implementeren.

Fase 4: Volledige integratie

Nu zijn we aanbeland bij de laatste fase, waarin de vruchten geplukt kunnen worden van de arbeid in de vorige 3 fasen. Social Media is nu onderdeel van de bedrijfsstrategie en wordt centraal bewaakt en doorontwikkeld. Medewerkers hebben hoge mate van autonomie als het gaat om het gebruik van Social Media. Zij gebruiken dit om te communiceren met de klant, nieuwe mogelijkheden op de markt te ontdekken, of om nieuwe klanten te interesseren. Ook om kennis te delen of efficiënter te werken met mensen zal nu steeds vaker Social Media worden benut. Dit vereist echter een bepaalde cultuuromslag én flexibiliteit van de medewerkers.

Concluderend kunnen we stellen dat er voor organisaties in de 2^e fase nog een weg te gaan is voordat zij alle voordelen van Social Media benutten. Toch zijn bijvoorbeeld grote sportmerken er al lang en breed in geslaagd en kun je tegenwoordig eigenlijk niet meer achterblijven. De voordelen voor organisaties die zich in deze fase bevinden, kunnen we eindeloos opsommen. Daarvoor verwijzen we echter liever door naar andere artikelen op de website!

De volgende vraag is wel belangrijk voor nu: In welke fase zit jouw organisatie?

Het lijkt een zware opgave om de volledige integratie van Social Media binnen je organisatie te bewerkstelligen. Dat is het ook, maar een opgave die zeker de moeite waard is. Of om in hippe Social Media termen te spreken: “The juice is worth the squeeze”.

En wij helpen natuurlijk graag! Voor vragen of meer informatie, contact Both Solutions.